Как организовать вебинар — полная инструкция

Постановка цели вебинара

Прежде чем приступить к организации вебинара, необходимо задать себе простой вопрос – какова цель вебинара? Отсюда мы будем танцевать с тобой. Лично я всегда утверждал и утверждал, что у вебинара может быть только две цели — что-то продать или чему-то научить. Очень часто начинающие вебинары путают эти две цели.

Например, будущий спикер может сказать мне — я хочу провести вебинар, чтобы показать людям возможности моей программы. Я хочу научить их эффективно использовать мою программу. В такой ситуации он искренне верит, что цель вебинара – просвещение. По сути, основная цель вебинара — продвигать (читай «продавать») программное обеспечение. Обучение – это просто способ продвижения и продажи.

Вообще маркетинг и продажа чего-либо чаще всего является целью, когда человек спрашивает меня «как провести вебинар?» Итак, давайте подробнее рассмотрим эту конкретную ситуацию – как правильно организовать свой первый рекламный вебинар, как технически проводятся вебинары и, самое главное, как провести вебинар бесплатно. Если вы можете провести рекламный вебинар, вы справитесь и с образовательным вебинаром. Здесь вы можете прочитать больше о том, как заработать на вебинарах.

Не даем аудитории забыть о вебинаре

После того как мы получили регистрации, важно не дать пользователю забыть о событии.

Запускаем цепочку писем для генерации интереса:

• Для отправки СМС мы используем сервис P1SMS.
• Для рассылок по электронной почте — carrotquest.io, который также является нашей основной платформой для CRM-маркетинга. Сильная сторона сервиса в том, что легко настроить автоматические сообщения, нет проблем с попаданием писем в спам, есть анализ рассылок.

На одном из вебинаров у нас был опыт отправки сообщений из нашей CRM — Битрикс24. Мы не хотим повторять этот опыт еще раз, так как были проблемы с попаданием писем в спам и с не доставкой писем на адреса некоторых почтовых служб.

Дмитрий Сокерин, руководитель аналитического отдела UM

• Вы также можете использовать для отправки другие сервисы, например Unisender или SendPulse. Каждый из них имеет свои особенности, нужно иметь это в виду.

У нас регистрации с вебинара попадают в рассылки unisender, где мы настраиваем автоматическую отправку нужного письма в нужное время. Но мы сталкиваемся с проблемой: некоторые электронные письма попадают в спам.

Поэтому мы также планируем подключить смс-уведомление о начале вебинара с прямой ссылкой на трансляцию. Это повысит конверсию слушателей за счет тех, кто не смог получить письмо или пропустил его.

Александр Торичко, управляющий партнер Artsofte Digital

Готовим разнообразные креативы с помощью комбинирования

Самое главное при разработке рекламы – подобрать оптимальное сочетание заголовка, описания и изображения. Такое сочетание находим через сочетание: разрабатываем 10 заголовков и 10 описаний → выбираем 10 иллюстраций → совмещаем между собой.

Подбираем эффективную рекламу после запуска рекламных кампаний по результатам A/B-тестирования.

Zoom

Zoom подходит для проведения вебинаров так же, как и специализированные инструменты.

Преимущества:

• высокая стабильность;
• простой интерфейс и быстрый доступ к мероприятию;
• удобный чат и рестриминг в соцсети.

Платные планы Zoom позволяют вам увеличить аудиторию, расширить трансляцию и добавить брендинг. Самый дешевый — 1200 ₽ в месяц — позволяет проводить конференции до 1000 зрителей без ограничений по времени, делать рестримы в социальных сетях и сохранять записи трансляций.

Подберите площадку и другие инструменты

Первое, что вам нужно – это платформа для прямой трансляции или записи эфира. Подходящих сервисов много и сделать выбор может быть непросто. Вот критерии, которые помогут вам в этом:

Максимальное количество участников.

В некоторых комнатах для вебинаров могут разместиться десять участников, в других — сотни. За большее количество обычно приходится доплачивать, но вы можете выбрать наиболее подходящую бесплатную услугу.

Продолжительность трансляции и количество вебинаров

Аналогичная ситуация и с этим критерием. К сервисам предъявляются совершенно разные требования. Например, платформа «Вебинары» предлагает бесплатный план с неограниченным количеством часовых трансляций.

Наличие и объем хранилища для записей эфиров.

Удобнее, если записи трансляций и скачиваемый материал хранятся в облаке на сайте. Такой репозиторий станет структурированной базой знаний, к которой смогут получить доступ участники вебинара. Это устраняет необходимость в дополнительном облачном сервисе.

Возможность проведения интерактивов.

Чтобы поддерживать интерес слушателей, вам нужны инструменты для общения и привлечения внимания. Например, в чате, на планшете, пригласите участников на трансляцию, разделите на группы.

Простой интерфейс.

Практичное обслуживание – эта платформа интуитивно понятна с первой секунды. Доступ к нему осуществляется с любого устройства в пару кликов, а все необходимые функции видны докладчику и участникам.

Наличие технической поддержки.

Во время передачи возникают ошибки. Для быстрого решения подобных проблем необходима постоянная поддержка на русском языке. Желательно, чтобы это было доступно не только по почте, но и в чате на самом сайте.

Интеграции с другими сервисами и функция рассылки.

Обратите внимание, можете ли вы использовать сайт с привычными вам сервисами. Например CRM или календарь. Функция электронной почты позволяет вам создать серию разминочных писем без использования сторонних инструментов.

Наличие встроенной аналитики и статистики.

Чтобы каждый следующий вебинар был лучше, нужно анализировать трафик, посещаемость и активность слушателей. Обычно такой функционал предлагается платно или частично бесплатно.

Платформа для вебинаров соответствует всем вышеперечисленным критериям. Он полностью охватывает функционал Zoom и подходит для решения широкого спектра задач: от адаптации сотрудников до привлечения новых клиентов.

В целом функционал сайта достаточно широк для вебинарной площадки, но при этом понятен и удобен в использовании – как для докладчика, так и для слушателей

Ксения Демченко

Менеджер по B2B Event-маркетингу в компании «Авито

Что нужно для вебинара, помимо услуги:

• Наушники с гарнитурой или микрофоном. Встроенные микрофоны делают звук нечетким и прерывистым.
• Веб-камера высокого разрешения. Изображение со встроенной камеры будет размытым.
• Дополнительное освещение, если в комнате темно. Достаточно одной-двух ламп нейтрального белого света.

После того, как локация и недостающее оборудование выбраны, необходимо создать тестовое соединение для проверки звука, изображения и функциональности площадки.

Чек-лист: как правильно провести вебинар

• Начните создавать свой вебинар с определения своих целей и задач.
• На их основе придумайте тему и определитесь с форматом встречи.
• Выберите платформу, на которой вы сможете провести интерактивный вебинар.

Продолжим здесь от формата мероприятия, ведь организация обучающего вебинара и продающей презентации требует разного функционала. В первом случае потребуются тесты, планшеты и разделение на группы. Во втором достаточно презентации и общения.

• Создайте структуру докладчика и презентации.
• Соберите команду и решите, кто будет отвечать за подготовку вебинара.
• Подготовьте веб-камеру и гарнитуру с шумоподавлением и микрофоном.
• Соберите фокус-группу для проверки возможности подключения к платформе.

Это необходимо для того, чтобы все участники на практике знали, как проводить вебинар на выбранной площадке. Для оценки содержания и выступления докладчика необходима фокус-группа.

• Рассылайте приглашения и запускайте рекламу для вашей целевой аудитории.
• Прежде чем проводить вебинар, снова создайте тестовое соединение, чтобы проверить функции и оборудование.
• Заранее подготовьте тихую, светлую комнату без мешающих деталей позади вас.
• Перед отправкой повторите текст в речи и отключите уведомления.
• Воспользуйтесь советами из нашей статьи «Как правильно общаться с аудиторией, которую я не вижу?»
• После вебинара вы продолжаете работу с целевой группой и теми, кто не попал на эфир.

Что нужно для вебинара?

Если это ваш первый вебинар, то вы наверняка думаете, что это очень сложная задача, требующая много денег и еще больше усилий. Фактически вебинар можно провести бесплатно. Говоря о мощности, вот все, что вам нужно для проведения вебинара:

• Платформа для вебинаров
• Аудитория
• План вебинара

Разрабатываем лендинг

Как только концепция вебинара готова, мы переходим к оформлению предложения для слушателей.

Собираем страницы вебинара с помощью конструктора Тильда. На нем можно построить что угодно без участия программиста, а изготовление одного лендинга занимает ~10 часов (у нас есть дизайнер и контент-менеджер).

Мы рекомендуем собирать лендинги из следующих блоков:

• первый экран содержит заголовок, краткое описание темы, дату и время проведения вебинара;
• программа вебинара – таймлайн, описание спикеров и краткое содержание докладов;
• навыки и знания, которые слушатель получит на вебинаре;
• кому будет полезен вебинар — о должностях, видах бизнеса, уровне знаний по теме;
• предложения – какие бонусы приготовил для зрителей организатор;
• форма регистрации.

Читайте также: Как настроить звук на компьютере Windows 10: простой способ

Обмениваем новые контакты на запись вебинара

Сначала переделываем лендинг — теперь в обмен на контакты пользователя отправляем запись вебинара.

Что мы меняем:

• Убираем даты — пользователь запрашивает запись, вместо регистрации на вебинар.
• Настройте триггерное письмо со ссылкой на запись вебинара.

После этого мы запускаем кампании на новую аудиторию – похожую или по интересам, которую ведем на настроенный лендинг для наполнения нашей базы, которую затем можем запускать с помощью регулярных рассылок и рекламы.

Продолжайте работу со слушателями после вебинара

Технология вебинаров также предполагает общение со слушателями после окончания трансляции. Как минимум, вам следует отправить электронное письмо участникам вашего мероприятия, поблагодарив их за то, что они нашли время провести с вами время. В этом же письме вы можете кратко подвести итоги вебинара, оставить призыв к действию и прикрепить запись выступления.

Если спикер не смог ответить на вопросы слушателей во время эфира, задайте их в рассылке или постах в социальных сетях. Это покажет вашу заинтересованность в участниках и повысит их лояльность.

Другой тип письма – «бустер». Продажа товара, который вы продемонстрировали в эфире. Не все слушатели сразу готовы покупать, многие еще сомневаются. Каждый из них необходимо рассмотреть в отдельном письме, аргументируя в свою пользу и оставляя призыв к действию.

Кроме того, после вебинара необходимо связаться с теми, кто зарегистрировался, но не принял участие. Их явно интересовал ваш контент, но по каким-то причинам они не смогли прийти. Отправьте этим подписчикам электронное письмо с приглашением на повторяющийся вебинар или поделитесь записью вебинара.

Проведите тестовую трансляцию

Лидеры и модераторы должны обладать практическими знаниями о том, как проводить вебинар. Для этого им нужна тестовая трансляция, где они смогут самостоятельно подключиться, озвучить текст и поэкспериментировать с функционалом платформы. Провести такой эфир можно в одиночку, но лучше пригласить небольшую фокус-группу для оценки подготовленного контента и работы ведущего.

Важным моментом является то, что тестовая трансляция должна осуществляться с тех устройств, которые будут использоваться во время вебинара. Фокус-группу лучше собрать за неделю-две до назначенной даты, чтобы спикер успел несколько раз потренировать речь после получения обратной связи.

За пару часов до вебинара осуществляется новое тестовое подключение для проверки работоспособности платформы и устройств.

Продолжаем коммуникацию с участниками

Что мы для этого делаем:

• В течение недели мы созваниваемся с интересными контактами и собираем отзывы о вебинаре: если доклад был полезен, мы можем найти точки соприкосновения для сотрудничества.
• Запускаем ремаркетинг на аудиторию вебинара.

Запускаем рекламу и рассылки

Мы не просто так начинаем привлекать участников за 2 недели до вебинара. Мы проверили на собственном опыте: если начать раньше, пользователи могут потерять мотивацию и забыть мероприятие, на которое подписались; позже мы рискуем не успеть собрать достаточное количество участников.

Мы привлекаем публику:

• таргетированная реклама в Facebook/Instagram; наш опыт показывает, что Instagram работает лучше всего;
• контекстная реклама в РСЯ, мы лучше работаем не с баннерами, а с текстовыми и графическими объявлениями;
• электронные рассылки нашим подписчикам, куда включаем участников предыдущих вебинаров (приглашения рассылаем 2 раза с разными заголовками, второе письмо рассылается тем, кто не открывал первое, это увеличивает конверсию с электронных рассылок);
• объявления на партнерских сайтах и ​​в их списках рассылки.

В своей цели вы можете использовать следующие целевые группы:

• при загрузке с сайта Export-base.ru достаточно личных номеров телефонов и электронной почты — их можно загрузить в ретаргетинговую аудиторию рекламных систем, но этот метод работает только один раз;
• собственная база — на каждом вебинаре мы предлагаем слушателям подписаться на нашу email-рассылку, чтобы в будущем согреть их другим контентом;
• аудитория по интересам и позициям.

Цена привлечения зависит от сайта, тематики и аудитории. За регистрацию мы берем 150-250 рублей.

Мы также добавили на главный сайт формы подписки на рассылку новостей и стенограммы вебинаров. Это позволяет собирать лиды из органического поиска и тратить меньше денег на рекламу новых вебинаров.

Александр Торичко, управляющий партнер Artsofte Digital

Рестриминг на YouTube

Изначально сайт оценивался как подстраховка на случай технических проблем. Практика показала, что треть аудитории предпочитает смотреть вебинар на YouTube, поэтому теперь всегда есть параллельная трансляция.

Еще одно преимущество YouTube в том, что сразу после вебинара мы получаем готовую запись, которой удобно поделиться.

ClickMeeting

ClickMeeting — платформа для проведения вебинаров. Те, кто любит учиться онлайн, наверняка сталкивались с этим, этим пользуются многие компании.

Возможности:

• индивидуализация дизайна переговорной комнаты;
• удобный чат с возможностью выделения вопросов и проведения опросов;
• рестриминг на YouTube и Facebook.

Но самым большим преимуществом сервиса является детальный анализ:

Clickmeeting позволяет понять, какие регистранты конкретно участвовали в вебинаре. Мы сначала звоним этим людям.

По каждому слушателю можно увидеть время, которое он провел на вебинаре. Вы сможете понять, был ли вебинар интересен аудитории. Также он сохраняет переписку в чате с контактами написавших их людей. Вы также можете увидеть, с каких устройств они пришли и из каких городов.

Александр Торичко, управляющий партнер Artsofte Digital

Для проведения мероприятия с аудиторией до 100 зрителей необходимо заплатить ~6000 рублей – это ежемесячная оплата минимального тарифа. Мы выбрали более доступное решение.

Подготовьте запасные варианты на случай форс-мажоров

Иногда вебинар портится из-за технических проблем. Например, может отключиться Интернет или сломаться кабель. Подготовьтесь к возможным форс-мажорным обстоятельствам:

• Заряжайте и заряжайте свой смартфон или планшет с помощью гарнитуры, находящейся поблизости.
• Сохраните презентацию в нескольких форматах для быстрого доступа.
• Заранее загрузите все документы на сайт и проверьте размещенные ссылки.
• Создайте несколько способов общения со своей аудиторией в случае проблем с подключением.

Перечисленные меры помогут вам быстро сориентироваться и продолжить вебинар, если что-то пойдет не так. При наличии технических ошибок на самой странице немедленно обращайтесь в техподдержку. Таким способом проблема решится быстрее, чем если искать причину самостоятельно.

Если у нас возникают вопросы, на помощь всегда приходит техническая поддержка вебинара. За последние две недели я несколько раз звал на помощь, и нас быстро спасли

Полина Воронина

Комьюнити-менеджер Лит

Повторяем успешные вебинары

повторить вебинар в 2-3 раза проще, чем начать его с нуля. Можно попытаться собрать аудиторию – не получится, просто отмените мероприятие без больших потерь.

Вы также можете использовать запись вебинара для проведения автовебинаров. Для пользователя они такие же, как обычные прямые трансляции, но по сути представляют собой симуляцию, основанную на записи.

Как создать эффект живого вебинара:

• автоматическая отправка заранее подготовленных сообщений в чат;
• автоматическая синхронизация действий говорящего с видео: он говорит, что отправит ссылку на файл в чат → в это время в чате появляется сообщение.

Теоретически это могло бы снизить трудозатраты на проведение вебинаров и ввод их в эксплуатацию. К тестированию мы пока не приступили, но если у вас есть опыт и рекомендации по сервисам, мы будем рады.

В день вебинара | Настраиваем трансляции и ретрансляции

Что делать за час до вебинара:

• протестируйте совместное использование микрофона/экрана в тестовой комнате Zoom;
• включите камеру спикера, приготовьте запасные наушники;
• проверьте доступное место в облаке Zoom;
• еще раз войдите в аккаунт YouTube, который хотите отправить (в Zoom: Дополнительно → Отправить на YouTube), проверьте через инкогнито, что оно запустилось;
• войдите в комнату и поместите пустое поле на экран ожидания:

Запускаем демонстрацию экрана (показываем браузер, а не весь рабочий стол) → открываем первый выделенный слайд со временем начала → приостанавливаем демонстрацию и используем Win+Tab → переключаемся на другой рабочий стол, где можно заняться своими делами.

Посмотрите демо-версию YouTube в другом режиме браузера/гаджета/инкогнито. Не забывайте о задержке ок. 30 секунд.

Порядок действий во время вебинара:

• В вебинарную комнату заходим за 10 минут до начала — там уже есть люди. Приветствуем, говорим все по плану — старт через 10 минут, и отключаемся.

Заодно проверяем, что динамики тоже на месте.

Обязательно начните запись! Да, трансляция на YouTube сохраняется автоматически, но что если.

• Мы приходим ровно в назначенное время и еще раз здороваемся. Мы произносим приветственную речь, рассказываем о вебинаре и представляем спикеров.

Динамики подключаются к камере. Они могут кратко анонсировать свои доклады – это важно, если выступающий хочет, чтобы его слушали.

Приветствуется короткая беседа перед началом – в течение 5-10 минут. Во время «ожидания, пока все соберутся», вы можете обсудить новости отрасли и повестку дня.

• Скажем, что есть трансляция на YouTube, и добавим ссылку на нее в чат Zoom для тех, кому удобно смотреть вебинар там. Мы говорим, что вопросы можно задавать и здесь, и там.

На вопросы отвечает организатор вебинара или его помощник.

• Вопросы записываем под конспектом лекции. Отбираем интересные, чтобы в конце проголосовать за спикера, а на остальные отвечаем в чате.

Можно попросить коллег задать пару хорошо подготовленных вопросов с левых аккаунтов, если активность низкая.

Если вы не уверены, что докладчик знает ответ на вопрос, организатор просит ассистента найти и распечатать для него дополнительную информацию.

• Благодарим спикеров и сообщаем участникам, когда они получат письмо с записью и предложением.
• Сохраняем запись.

Кстати, если вам покажется, что участников недостаточно, вы можете попросить своих ребят присоединиться в Zoom и Youtube. Мы сделали это пару раз.

После вебинара | Используем привлеченную аудиторию и контент

Кажется, последний репортаж закончился, камеры и звук выключены, трансляция остановлена ​​— можно расслабиться. Здесь мы помним, что наша задача не только «нести свет знаний» — мы должны продолжать общение с потенциальными клиентами.